Bruttopris eller nettopris: Hvilken størrelse bør danske indkøbere følge?

Kort svar: Brutto eller netto afhænger af, hvad tallet skal bruges til

Kort svar: Vælg nettopris, når aftalen skal indeksreguleres efter nettoprisindekset. Vælg bruttopris, når prisen skal afregnes løbende på faktura. Ved tilbudsevaluering bør ingen enkelt brutto- eller nettopris stå alene.

Der findes ikke ét prisgrundlag, der passer til alle beslutninger i en indkøbsproces. Brutto og netto er to forskellige opgørelser af samme økonomiske forhold og kan ikke bruges i flæng, når tilbud sammenlignes, eller en kontrakt opbygges. Om afgifter eller andre elementer er fratrukket, afgør, hvad tallet kan bruges til.

Skeln efter formålet. Ved afregning skal det være klart, hvilke afgifter det betalte beløb indeholder. Ved kontraktregulering skal indeks og basispris fremgå. Ved tilbudsevaluering er et enkelt brutto- eller nettotal ikke nok: Udbudsreglerne tillader forskellige tildelingskriterier — laveste pris, bedste forhold mellem pris og kvalitet eller en vurdering af de samlede omkostninger.

Prisgrundlaget skal besluttes, før udbuddet sendes ud, og fremgå af både udbudsmateriale og kontrakt. Er priserne eksklusive eller inklusive afgifter, hvilke mængder og perioder dækker de, og er der fratrukket noget i det, der kaldes netto? Ellers risikerer man at sammenligne tilbud på forskellige grundlag og træffe tildelingsbeslutningen på et forkert tal.

Brutto og netto: Forskellen indkøbere skal have styr på

Forskellen ligger i, om der er trukket noget fra. Et bruttobeløb er ikke fratrukket eventuelle afgifter; et nettobeløb er fratrukket afgifter og andet. Bruttobeløbet er derfor det højeste af de to. Det forhold adskiller netto og brutto, uanset sammenhæng.

For en indkøber er bruttobeløbet det højeste, fordi der ikke er fratrukket afgifter. Nettobeløbet er fratrukket afgifter og andet. Det afgør, om tallet kan bruges i en faktura, en kontrakt eller en tilbudssammenligning.

På en lønseddel er bruttolønnen løn før skat, mens nettolønnen er løn efter skat og det beløb, der udbetales. Her indgår skat, AM-bidrag og andre afgifter, man skal betale til staten.

Ved boliglån er bruttoydelsen summen af renter, bidrag og afdrag — det samlede beløb til banken. Nettoydelsen er det beløb, man reelt betaler, når skattefordelen ved at trække renter og bidrag fra i skat regnes med. I en salgsopstilling viser brutto og netto, hvad det koster at eje boligen før og efter beregnet skat, ud fra en standardfinansiering.

For en indkøber betyder det, at begrebsparret ikke er reserveret til et bestemt fradrag. Det viser kun, om der er fratrukket noget — afgifter, skat, tilskud eller andre omkostningselementer. Når en leverandør kalder en pris netto, bør man få oplyst, hvad der konkret er fratrukket, og hvilke omkostninger der ligger uden for tallet, før prisen bruges i sammenligning eller kontrakt.

Nettopris i kontrakter: Derfor bruger mange nettoprisindekset

Nettoprisindekset fra Danmarks Statistik bruges især af private og offentlige virksomheder til at regulere kontrakter og huslejekontrakter. Nettooplysningen er derfor ikke kun et regnskabsbegreb, men et aktivt kontraktværktøj: Når en flerårig aftale skal følge prisudviklingen, er nettoprisindekset den størrelse, mange aftaler reguleres efter.

Nettoprisindekset er udarbejdet af Danmarks Statistik. Det anvendes især af private og offentlige virksomheder til regulering af kontrakter og huslejekontrakter. Derfor er nettopris det tal, mange flerårige aftaler følger.

Det påvirker, hvordan prisen opgives i tilbuddet. Skal kontrakten reguleres med nettoprisindekset, skal tilbuddet indeholde den grundpris (basispris), som indeksreguleringen lægges oven på. Det skal også fremgå, hvilket indeks og hvilken indeksperiode der er udgangspunktet. Ellers kan reguleringen ikke beregnes, når aftalen er indgået.

For en indkøber betyder det, at nettopris er nødvendig ved indeksregulering, mens et bruttotal kan være det rigtige ved løbende fakturaafregning. De to formål kræver hver sit tal, og begge bør defineres i kontrakten — sammen med reguleringsfrekvensen — så uenighed om prisjusteringen undgås i aftaleperioden.

Hvorfor indkøbsprisen ikke bør stå alene

Offentlig-privat samarbejde er udbredt i Danmark. Den offentlige sektor har en bred opgaveportefølje fordelt mellem staten, fem regioner, 98 kommuner og en række offentligt ejede selskaber.

Udbudsreglerne skal sikre gennemsigtighed og konkurrence om opgaveløsningen. Ved konkurrence testes markedet, så den virksomhed, der kan løse opgaven bedst til prisen, vinder.

Volumen gør valget af prisgrundlag betydningsfuldt. Offentlig sektors indkøb og handel med private udgjorde ca. 448,5 mia. kr. i 2022 — mere end 1,2 mia. kr. om dagen. Private virksomheder bidrog til den offentlige opgaveløsning.

Offentlig sektors samlede udgifter var samme år ca. 1293 mia. kr. Offentlig-privat indkøb og samhandel udgør dermed ca. 1/3 af de samlede udgifter.

I en rundspørge fra DI svarer 4 ud af 5 virksomheder, der leverer til det offentlige, at prisen fylder for meget i forhold til kvaliteten. 1 pct. svarer omvendt, at kvaliteten fylder for meget, og 14 pct. finder den nuværende balance passende. Leverandørernes svar peger dermed ikke på en skævhed den anden vej, men på en oplevet overvægt af pris.

DI peger på, at et for ensidigt fokus på laveste pris kan blokere for, at virksomheder byder ind med fx ny teknologi, bedre service eller langtidsholdbare produkter. De har på kort sigt en lidt højere indkøbspris, men giver på længere sigt højere afkast i form af lavere totalomkostninger og en mere bæredygtig opgaveløsning.

At vælge alene på indkøbsprisen handler derfor ikke kun om en højere eller lavere faktura. Det kan betyde, at de løsninger, der ville være billigst over levetiden, slet ikke kommer i betragtning.

Sammenlignet med Belgien, Norge, Holland og Frankrig halter Danmark ifølge DI stadig bagefter med at vægte kvalitet eller langsigtede omkostninger frem for indkøbsprisen alene. Internationalt set er der dog færre danske EU-udbud, der udelukkende bygger på tildelingskriteriet 'laveste pris', end i størstedelen af EU-landene.

Faldgruben: Når pris og kvalitet vejer 50/50, men prisen alligevel afgør alt

Det er ikke nok at vægte pris og kvalitet i udbudsmaterialet. Ifølge DI er der let risiko for, at prisen alligevel bliver altafgørende — også i udbud, hvor både pris og kvalitet på overfladen indgår. Det sker, hvis spredningen i pointskalaen ikke udnyttes nok, fx fordi ordregiver kun bedømmer kvaliteten via skøn over fritekstfelter i tilbuddene.

DI illustrerer mekanismen sådan: Vægter ordregiver på overfladen kvalitet og pris 50/50, men giver alle tilbudsgivere næsten samme point for kvalitet, kan selv små prisforskelle veje op mod 100 pct. inden for tildelingskriteriet om pris og kvalitet. Prisen bliver dermed udslagsgivende, selv om kvaliteten formelt vægtes lige så højt.

Ifølge DI viser en undersøgelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, at danske offentlige ordregivere i knap 80 pct. af tilfældene bruger 'fritekst' som metode til at vurdere tilbud inden for dette kriterium.

For indkøberen betyder det, at valget af prisgrundlag ikke kan ses isoleret fra evalueringsmetoden. Hvis kvalitet ikke kan differentiere på pointskalaen, afgør indkøbsprisen i praksis tildelingen. Underkriterier, pointskala og dokumentationskrav skal derfor fastlægges, så de faktisk kan skabe forskel mellem tilbuddene, før man beslutter, hvilken pris der indgår i evalueringen.

Totaløkonomi, efterbrugsfase og grønne krav

I udspillet 'Grønne Offentlige Indkøb ‒ uden unødige omkostninger' opfordrer Dansk Industri det offentlige til i højere grad at tænke bæredygtighed ind i indkøbs- og udbudsprocesser. Leverandørerne oplever, at offentlige købere lægger stor vægt på anskaffelsesomkostninger, mens fx bortskaffelsesomkostninger og efterbrugsfasen sjældent inddrages i udbud.

DI har gennemført en survey blandt de største vareleverandører til det offentlige. Her vurderer 80 % af de adspurgte, at det offentlige ikke køber grønt og bæredygtigt ind i dag. 90 % svarer, at de gerne ser, at det offentlige i højere grad vægter bæredygtighed og grønne krav.

DI's målsætning er, at 80 % af alle offentlige vareindkøb skal være bæredygtige i 2025.

Ifølge DI's udspil skal målsætningen nås ved, at offentlige indkøb lever op til seks bæredygtighedskriterier. (1) Indkøbet tager afsæt i EU's grønne indkøbskriterier og fx kravene bag mærkeordninger som EU-blomsten. (2) Indkøbet bygger på totaløkonomi, hvor produktets levetid og driftsomkostninger indgår. (3) Indkøbet inddrager overvejelser om — og eventuelt konkrete krav til — efterbrugsfasen.

(4) Udbuddet vægter kvalitet i evalueringen af tilbud. (5) Den indledende markedsdialog fokuserer på at optimere logistiksetup'et for vareleveringen. (6) Kontrakten indeholder en innovationsklausul, der animerer til partnerskab om løbende forbedringer i driften og indkøbets grønne profil, herunder CO2-udledning. Kriterierne understøttes af 20 konkrete anbefalinger til det offentliges indkøb.

Dansk Erhverv har foreslået klimakrav til offentlige indkøb, som ifølge forslaget kan spare atmosfæren for over 2 mio. ton CO2 i 2030.

For prissætningen betyder det, at anskaffelsesprisen er ét element blandt flere. Skal totaløkonomien kunne beregnes og sammenlignes, må hver tilbudsgivers prisopgørelse indeholde levetid, driftsomkostninger og bortskaffelses- eller efterbrugsomkostninger på samme måde som anskaffelsesprisen. Ellers bliver de poster, der sjældent inddrages i dag, heller ikke inddraget i sammenligningen.

Anbefaling til danske indkøbere: Vælg prisgrundlag efter beslutningen

Brug nettopris, når aftalen skal indeksreguleres. Sørg for, at kontrakten angiver indeks, indeksperiode og reguleringsfrekvens, og at tilbuddet indeholder den basispris, reguleringen lægges oven på.

Brug ikke en enkelt brutto- eller nettopris alene ved tilbudsvurdering. Sammenlign tilbuddene på et ens prisgrundlag, og vægt totalomkostninger, kvalitet, levetid og efterbrug sammen med anskaffelsesprisen.

Er tildelingskriteriet kvalitetsvægtet, skal underkriterier, pointskala og dokumentationskrav fastlægges, så kvaliteten faktisk kan differentiere mellem tilbuddene.

Statslige institutioner er ifølge cirkulære om indkøb i staten forpligtede til at anvende aftalerne i Statens Indkøbsprogram. Hvert ministerområde har en koncernindkøber, der koordinerer, kvalitetssikrer og administrerer indkøbsbehovet. Spørgsmål kan rettes til Statens Indkøb.

Rådgivningsenheden udgiver løbende faglige artikler og guides, blandt andet om markedsdialog, transaktionsomkostninger, egnethed og kontraktstyring. De kan bruges før og under et udbud.

DI har udviklet en guide til offentlige ordregivere. Den kan bruges, når underkriterier og pointskala skal fastlægges, så kvalitet faktisk kan differentiere.

Tjekliste for ens prisgrundlag og rimelig vægt af pris:

Angiv i udbudsmaterialet, om priser er inklusive eller eksklusive afgifter, og om der er fratrukket noget i de tal, der kaldes netto.

Kræv, at alle tilbudsgivere opgør prisen på samme grundlag: samme ydelse, mængder, periode og enhed.

Kræv levetid, driftsomkostninger samt bortskaffelses- og efterbrugsomkostninger oplyst sammen med anskaffelsesprisen, så totaløkonomien kan beregnes.

Beslut og begrund tildelingskriteriet: laveste pris, pris og kvalitet eller en vurdering af de samlede omkostninger.

Fastlæg ved pris-kvalitet-kriteriet underkriterier, pointskala og dokumentationskrav, så kvaliteten kan differentiere mellem tilbuddene frem for at hvile på skøn over fritekstfelter alene.

Aftal i kontrakten, hvordan prisen reguleres: indeks, indeksperiode og frekvens, når nettoprisindekset anvendes.

Overvej grønne krav med afsæt i EU's grønne indkøbskriterier og mærkeordninger, krav til efterbrugsfasen samt en innovationsklausul om løbende forbedringer, herunder CO2-udledning.